Administração é o processo de tomar decisões e colocá-las em prática conforme os objetivos traçados e os recursos disponíveis. Palavras como, objetivos, decisões e recursos são tidas como palavras-chave na definição do termo. Segundo Antonio Cesar Amaru Maximiano em “Teoria Geral da Administração – Da Revolução Urbana à Revolução Digital”, o processo de administrar é inerente a qualquer situação onde haja pessoas – recursos – objetivos.
A finalidade de administrar é atingir os objetivos utilizando-se dos recursos com eficiência (1) e eficácia (2) buscando a efetividade (3). Desde as mais simples organizações (família) como os mais complexos (organizações) carecem de saber que pessoas precisam utilizar recursos para produzir bens ou serviços, ou seja, precisam administrar, para isso utilizam-se (ou deveriam utilizar-se) de: 1) Planejamento – definição de objetivos e recursos; 2) Organização – disposição dos recursos em uma estrutura; 3) Execução – realização dos planos e 4) Controle – verificação dos resultados. De acordo com Fayol (4) a administração é importante em qualquer escala de utilização de recursos para atingir objetivos individual, familiar, grupal, organizacional ou social (cidade, Estado, Sociedade Global). Maximiano nos diz que conforme aumenta a quantidade de recursos empregados, mais complexos torna-se o processo de administrar.
Muitas empresas não enxergam isso como uma necessidade vital e delegam a pessoas inexperientes e sem preparo a gestão de suas empresas, ou até mesmo, são administradas pelos seus próprios donos sem nenhum ou pouco conhecimento das técnicas necessárias e da complexidade que envolve esta tarefa. Para bem administrar é necessário profissionais competentes que venham a levar as organizações ao sucesso contribuindo, também, com o benefício social sobre a qualidade de vida da sociedade como um todo. Essa necessidade justifica e fundamenta o desenvolvimento e o estudo da teoria geral da administração que são conjunto de afirmações ou regras feitas para enquadrar alguma parte do mundo real conforme o autor citou Zimbordo e Ebbesen.
Já F. Von Hayek diz que sem teoria, os fatos são silenciosos.
Teorias = explicações, interpretações ou proposições sobre a realidade.
Enfoque = pensamento, abordagem ou perspectiva.
Escola = é uma linha de pensamento ou conjunto de autores que usaram o mesmo enfoque. Modelo de gestão ou de administração = conjunto de doutrinas e técnicas do processo administrativo.
Modelo de organização = conjunto de características que definem organizações e a forma como são administradas.
Doutrina ou preceito = princípio de conduta que contem valores implícitos ou explícitos. Técnicas = soluções para os problemas.
O autor alerta para o fato de que ao estudar e praticar a administração devem-se distinguir as técnicas dos princípios ou doutrinas em que se fundamentam. Princípios são permanentes e técnicas são transitórias. Entendendo os princípios poderemos dominar as técnicas, mas o contrário não procede. Então qual a melhor ideia ou teoria a ser aplicada nas empresas? Alguns autores procuram oferecer teorias universais, mas conforme o mundo vem evoluindo e com ele os estudos vão se aperfeiçoando não há uma teoria melhor que a outra. Na maioria das vezes elas se complementam porque de acordo com o momento e o contexto em que a empresa está inserida será necessário uma adaptação das teorias à realidade. Não há fórmulas pré-fabricadas, cada caso é um caso e deve ser analisado dessa forma.
A formação do conhecimento administrativo é produzida pela observação e análise crítica da experiência prática das organizações e de seus administradores. Há duas fontes: 1) Experiência Prática – o administrador atual dispõe de um considerável acervo teórico que faz parte da cultura coletiva e é produto de transmissão de conhecimentos empíricos (5) desde que foi criada a primeira organização. 2) Métodos Científicos – aplicação da ciência à observação das organizações e dos administradores. Para tal utiliza-se de três métodos mais comuns:
– Experimento – consiste em medir as consequências de uma alteração produzida em uma situação.
– Levantamento Simples – utilizam-se questionários, entrevistas, observação direta, etc.
– Levantamento Correlacional – relação de causa e efeito entre determinados processos ou variáveis.
Linha do tempo da Administração
Apresenta eventos importantes da história da administração e das organizações, bem como ideias que deles surgiram e os influenciaram. Desses selecionei uma pequena amostra que, a meu ver, mais marcaram a história da administração.
Período e Local/Evento
3.000 a. C. /Mesopotâmia Civilização Suméria
Escrituração de operações comerciais. Primeiros dirigentes e funcionários administrativos profissionais.
Século XXVI a. C./Egito Construção da Grande Pirâmide
Evidências de planejamento, organização e controle sofisticados.
Século XVI a. C./Egito Descentralização do reino
Logística militar para proteção das províncias.
Século VIII a. C./Roma
Começo do Império Romano, que duraria 12 séculos. Os embriões de todas as instituições administrativas modernas são criados nesse período.
Século V a. C./Grécia
Democracia, ética, qualidade, método científico, teorização e outras ideias fundamentais.
Século IV a. C./China
Sun-Tzu prescreve princípios de estratégias e comportamento gerencial.
Século XVI/Florença
Maquiavel publica O Príncipe, um tratado sobre a arte de governar, em que são enunciadas as qualidades do dirigente.
Meados do Século XVIII/Inglaterra
Início da Revolução Industrial 1776, Inglaterra A Riqueza das Nações, de Adam Smith, descreve e elogia o princípio da divisão do trabalho e a especialização dos trabalhadores.
Final do Século XVIII/Europa e Estados Unidos
Desenvolver-se a produção baseada em peças padronizadas e intercambiáveis.
1810/Escócia
Robert Owen inicia uma experiência de administração humanista na fiação de New Lanark.
1881/Estados Unidos
Joseph Wharton funda a primeira faculdade de administração.
Anos 10/Alemanha
Max Weber desenvolve estudos sobre a burocracia.
Anos 50/Japão
Especialistas americanos, como Deming, visitam o Japão para ministrar cursos de controle da qualidade.
1967/Estados Unidos
Lawrence e Lorsch desenvolvem os conceitos de diferenciação e integração, uma das bases da chamada teoria contingencial (situacional) da administração. Anos 60-70/Escala Global
Utilização dos computadores nas organizações.
Anos 80-90 até passagem para o século XXI
Abertura das economias nacionais, enxugamento do Estado, programas de estabilização econômica, mercados globais, nações interdependentes, necessidade de mecanismos de coordenação global, internet.
Terceiro Milênio
Aumento da ênfase no meio ambiente, terceirização em larga escala, fim do emprego, empreendedorismo, qualidade de vida no trabalho, autogestão, administração no Terceiro Setor.
As mudanças são frequentes principalmente no tocante a administração e cabe a nós, administradores, nos adaptarmos e não ficarmos atrelados a paradigmas (6) que variam em termos de velocidade, permanência e magnitude. Cada época tem seus particulares que influenciam as organizações e é preciso estar atentos às mudanças de paradigmas para não nos perdermos ficando presos a modelos ultrapassados.
Esse capítulo é aconselhável para iniciantes no estudo da administração. Seu autor é Professor da Universidade de São Paulo – USP.
(1) Eficiência é a relação entre resultados alcançados e recursos empregados.
(2) Eficácia é a relação entre resultados alcançados e objetivos.
(3) Efetividade é a combinação de eficiência e eficácia, ou seja, atingir os objetivos utilizando-se da menor quantidade de recursos possíveis.
(4) Jules Henri Fayol, o fundador da Teoria Clássica da Administração, considerado o primeiro pensador da gestão e o pai da ideia da organização estrutural das empresas por funções, nasceu em Istambul, Turquia em 29 de Julho de 1841 e morreu em Paris, França em 19 de Novembro de 1925. Fonte: SANTOS et al, 2013.
(5) Conhecimento adquirido com a experiência.
(6) Modelo ou padrão que serve como referência para explicar um evento ou ensina a lidar com ele.
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