As Teorias Administrativas e o Ambiente Organizacional como Sistemas

Conceito da Administração
De acordo com Lacombe (2004), administrar é o conjunto de esforços que tem por objetivo: planejar, organizar, dirigir ou deliberar, coordenar e controlar as atividades de um grupo de indivíduos que se associam para atingir um resultado comum. Também pode ser visto como um conjunto de princípios, normas, decisões e ações visando aproveitar da melhor forma as circunstâncias externas, de modo a utilizar o mais eficientemente possível os recursos de que dispõe a organização (pessoas, máquinas, materiais, informação e capital), para fazê-la sobreviver e progredir, porém nem sempre a administração foi vista dessa forma.

A administração passou por uma evolução, onde suas teorias foram sendo aperfeiçoadas dia após dia.

Num conceito universal de administração, temos: é o processo de planejar, organizar, liderar, controlar e de usar todos os recursos disponíveis da organização para alcançar objetivos estabelecidos por ela.

Administrar é o processo de tomar, realizar e alcançar ações que utilizam recursos para alcançar objetivos. Analisemos, então, as Teorias Administrativas.

Teorias Administrativas – Um Breve Discurso
A administração nem sempre foi vista como CIÊNCIA, porém com o passar dos anos e com o aumento dos estudos nessa área, teorias foram sendo traçadas a respeito do ato de administrar. Podemos assim dizer que essas teorias foram pioneiras. Vejamos cada uma delas:

A Teoria da Administração Científica
Tem como precursor Frederick W. TAYLOR (1856–1915), considerado o fundador da moderna teoria geral da administração. Sua abordagem típica era a ênfase nas tarefas. O nome administração científica é devido à tentativa de aplicação dos métodos da ciência aos problemas da administração a fim de alcançar elevada eficiência industrial.

Os principais métodos científicos aplicáveis aos problemas da Administração são a observação e a mensuração. Taylor teve inúmeros seguidores e provocou uma verdadeira revolução no pensamento administrativo e no mundo industrial da sua época, pois sua preocupação original era a de tentar eliminar o fantasma do desperdício e das perdas sofridas pelas indústrias americanas e, ainda, elevar os níveis de produtividade por meio da aplicação de métodos e técnicas da engenharia industrial mediante a racionalização do trabalho.

Henry Ford (1863–1947) foi um dos seus seguidores e é representante de uma grande contribuição da indústria à formação da teoria clássica da administração, pois com sua visão prática, busco solidificar o conceito e aplicação de EFICIÊNCIA numa fábrica de automóveis.

Para Ford, a empresa dividi-se em dois níveis:
a) Planejamento: elaboração de métodos e o trabalho propriamente dito.
b) Execução: os operários efetuariam o trabalho que era lhes era entregue em mãos, assegurando um ritmo constante.

“É o trabalho que dirige a empresa.”
O modelo administrativo de Ford gerou três princípios, que são:
a) Princípio da Produtividade: recomenda o máximo de produção dentro de certo tempo determinado.
b) Princípio da Intensificação: consiste em aumentar a velocidade rotatória do capital circulante, visando à pouca imobilização desse capital e grande (maior) recuperação do mesmo.
c) Princípio da Economicidade: procura reduzir ao mínimo o volume de matéria-prima em curso de transformação, pois “tempo é a expressão da energia humana e o estoque inútil representa trabalho humano armazenado”.

A Teoria Clássica
A Teoria Clássica tem como precursor Henri Fayol (1841–1925) e teve origem na França em 1916. Enfatizou a estrutura da organização como meio para se alcançar a eficiência organizacional. Enquanto a Teoria Científica partia da racionalização do trabalho do operário e no somatório da eficiência individual, a Teoria Clássica partia do todo organizacional e da sua estrutura para garantir a eficiência. A microabordagem ao nível individual de cada operário com relação à tarefa é enormemente ampliada ao nível da organização como um todo em relação à sua estrutura organizacional.

Fayol parte da proposição de que toda empresa pode ser dividida em seis grupos, vejamos quais são:
1º – Funções técnicas: relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa;
2º – Funções comerciais: relacionadas com a compra, venda e permutação;
3º – Funções financeiras: relacionadas com a procura e gerência de capitais;
4º – Funções de segurança: relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas;
5º – Funções contábeis: relacionadas com aos inventários, registros, balanços, custos e estatísticas;
6º – Funções administrativas: relacionadas com a integração de cúpula das outras cinco funções. A função administrativa é responsável pela coordenação e sincronização das demais funções. A função administrativa é formada pelas atividades: previsão, organização, comando, coordenação e controle.

Alguns princípios gerais foram sugeridos por Fayol, sendo que estes ainda são considerados importantes atualmente por parte dos administradores:
1. Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar pessoalmente o seu sucesso;
2. Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência; conduz à especialização e diferenciação das tarefas. Divisão do trabalho ao nível dos órgãos que compõem a organização (departamentos, divisões, seções, unidades etc.). A divisão poderia ser nas direções vertical (níveis de autoridade) e horizontal (departamentalização);
3. Autoridade e responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência; a responsabilidade é uma consequência natural da autoridade;
4. Disciplina: depende da obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito aos acordos estabelecidos;
5. Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior;
6. Unidade de direção: uma cabeça e um plano para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo;
7. Subordinação dos interesses individuais aos interesses gerais: os interesses gerais devem sobrepor-se aos interesses particulares;
8. Remuneração do pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a organização em termos de retribuição;
9. Centralização: refere-se à concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização;
10. Cadeia escalar: é a linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais baixo;
11. Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar;
12. Equidade: amabilidade e justiça para alcançar lealdade do pessoal;
13. Estabilidade e duração do pessoal: a rotação tem um impacto negativo sobre a eficiência da organização. Quanto mais tempo uma pessoa permanecer num cargo, tanto melhor;
14. Espírito de equipe: harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a organização.
15. Conceito de linha e de staff: Constitui-se num tipo simples de organização.

A Teoria Clássica restringe-se apenas aos aspectos da organização formal. Ao contrário da abordagem da Administração Científica, a Teoria Clássica analisa os aspectos organizacionais de cima para baixo (da direção para a execução) e do todo para as partes (da síntese para a análise).

A Teoria Administrativa sofreu uma verdadeira revolução conceitual com a Teoria das Relações Humanas, pois dá-se a transferência da ênfase antes colocada na tarefa (pela Administração Científica) e na estrutura organizacional (pela Teoria Clássica da Administração) para a ênfase nas pessoas que trabalham ou que participam nas organizações.

A preocupação com a organização formal e com os princípios de Administração aplicáveis aos aspectos organizacionais cede prioridade para a preocupação com o homem e seu grupo social dos aspectos técnicos e formais para os aspectos psicológicos e sociológicos. Essa abordagem dá ênfase ao tratamento favorável aos empregados, em vez de só focalizar seu desempenho ou produtividade.

A Teoria das Relações Humanas marcou o início dessa nova abordagem. O desenvolvimento de ciências como Sociologia e Psicologia contribuíram bastante para embasar essa teoria.

A Abordagem Humanística da Administração começou logo após a morte de Taylor, porém apenas a partir da década de 30 encontrou enorme aceitação nos Estados Unidos.

Surgiu como consequência imediata das conclusões obtidas na Experiência de Hawthorne, desenvolvida por Mayo. Em 1927, o Conselho Nacional de Pesquisas iniciou uma experiência em uma fábrica da Western Electric Company, situado em Chicago, no bairro de Hawthorne, e cuja finalidade também era determinar a relação entre a intensidade de iluminação e a eficiência dos operários medida por meio da produção. Essa experiência que se tornaria famosa foi coordenada por Elton Mayo e logo se estendeu também ao estudo da fadiga, dos acidentes no trabalho, da rotação do pessoal e do efeito das condições físicas de trabalho sobre a produtividade dos empregados.

Os pesquisadores verificaram que os resultados da experiência eram prejudicados por variáveis de natureza psicológica. Tentaram eliminar ou neutralizar o fator psicológico então estranho e impertinente, razão pela qual a experiência prolongou até 1932, quando foi suspensa em razão da crise de 1929.

Foi basicamente um movimento de reação e oposição à Teoria Clássica. A Teoria das Relações Humanas nasceu da necessidade de se corrigir a forte tendência a desumanização do trabalho surgida com a aplicação de métodos rigorosos, científicos e precisos, aos quais os trabalhadores deveriam obrigatoriamente se submeter.

Para a Teoria das Relações Humanas, a organização foi concebida como um sistema social. Essa organização tinha duas funções principais: produzir bens ou serviços (função econômica que busca o equilíbrio externo) e distribuir satisfação entre os seus participantes (função social que busca o equilíbrio interno da organização). As organizações deviam buscar o equilíbrio entre essas duas funções, já a Teoria Clássica preocupava-se com o seu equilíbrio econômico e externo e não apresentava a maturidade suficiente para obter a cooperação do pessoal, característica fundamental para o alcance do equilíbrio interno.

A teoria das Relações Humanas trata a organização como grupos de pessoas, enfatizando-as. Foi inspirada em sistemas da psicologia, procura delegar plena autoridade, autonomia, confiança e abertura ao empregado, procura enfatizar as relações humanas entre as pessoas e ainda uma dinâmica de grupo forte.

A abordagem comportamental supõe que são necessários dois critérios à administração em todas as organizações. Em primeiro lugar, os administradores devem encarar a organização como um sistema destinado a produzir e distribuir um produto ou serviço enquanto mantém uma relação razoável entre custo-preço-lucro.

Em segundo lugar, a organização deve ser vista como um sistema social por meio do qual os indivíduos tentam exprimir tanto suas esperanças e aspirações, quanto satisfazer suas necessidades econômicas. As duas funções básicas da administração são manter a relação custo-preço-lucro e fazer com que as pessoas trabalhem com eficácia, permitindo que desenvolvam seu potencial e encontrem seu lugar na sociedade.

A Teoria Neoclássica
A Teoria Neoclássica nada mais é do que a redenção da Teoria Clássica devidamente atualizada e redimensionada aos problemas administrativos atuais e ao tamanho das organizações. Pode-se dizer que a Teoria Neoclássica é um novo figurino da Teoria Clássica para as empresas de hoje, dentro de um ecletismo que aproveita a contribuição de todas as demais teorias administrativas.

As principais características da Teoria Neoclássica são:
a) Ênfase na prática da administração: a teoria Neoclássica caracteriza-se por uma forte ênfase nos aspectos práticos da Administração, pelo pragmatismo e pela busca de resultados concretos e palpáveis, muito embora não se tenha descurado dos conceitos teóricos da Administração. Os autores neoclássicos procuram desenvolver os seus conceitos de forma prática e utilizável, visando principalmente à ação administrativa. A teoria somente tem valor quando operacionalizada na prática. Enfatizaram os aspectos instrumentais da administração.

b) A reafirmação relativa dos postulados clássicos: essa teoria é quase uma reação à enorme influência das ciências do comportamento no campo da administração em detrimento dos aspectos econômicos e concretos que envolvem o comportamento das organizações. A teoria Neoclássica redimensiona e reestrutura a Teoria Clássica de acordo com as contingências da época atual, dando-lhe uma configuração mais ampla e flexível. Problemas de autoridade e responsabilidade, a departamentalização, e toda uma avalanche de conceitos clássicos são realinhados dentro da nova abordagem neoclássica.

c) A ênfase nos princípios gerais da administração: os princípios de Administração que os clássicos utilizavam como “leis” científicas são retomados pelos neoclássicos como critérios mais ou menos elásticos para a busca de soluções administrativas práticas. Para alguns autores, o estudo da administração baseia-se na apresentação e discussão de princípios gerais de como planejar, organizar, dirigir e controlar. Qualquer que seja a organização – uma indústria, o governo, a Igreja, o exército etc. –, apesar das diferentes atividades envolvidas, os problemas administrativos de seleção dos chefes, de estabelecer planos e diretrizes, avaliar resultados, coordenar as operações para o alcance dos objetivos desejados são relativamente comuns.

A Administração por Objetivos, mais conhecida por APO, procura focar os objetivos ou finalidades da organização. É um modelo de administração pragmático e democrático que teve origem na Teoria Neoclássica. Seu aparecimento é recente, em aproximadamente 1954, por Peter Drucker, que foi quem usou pela primeira vez a expressão Administração por Objetivos.

O enfoque baseado no “processo” e a preocupação maior com as atividades (meios) passou a ser substituída por um enfoque nos resultados e objetivos alcançados (fins). A preocupação de “como” administrar passou à preocupação de “por que” ou “para que” administrar.

A ênfase em fazer corretamente o trabalho para alcançar eficiência passou à ênfase em fazer o trabalho mais relevante aos objetivos da organização para alcançar eficácia. O trabalho passou de um fim em si mesmo para ser um meio de obter resultados.

São características da APO:
– Estabelecimento conjunto de objetivos entre o executivo e o seu superior: é a participação tanto do executivo quanto do seu superior no processo de estabelecimento e fixação de objetivos;
– Estabelecimento de objetivos para cada departamento ou posição: são os objetivos são estabelecidos por posições de gerência. Frequentemente, os sistemas de APO definem objetivos quantificados (numéricos) e com tempos predeterminados;
– Interligação dos objetivos departamentais: sempre existe alguma forma de correlacionar os objetivos dos vários órgãos ou gerentes envolvidos, mesmo que nem todos estejam apoiados nos mesmos princípios básicos.
– Elaboração de planos táticos e de planos operacionais, com ênfase na mensuração e no controle: a partir dos objetivos departamentais traçados, o executivo e o seu superior elaboram os Planos Táticos adequados para alcançá-los da melhor maneira. Os Planos táticos constituirão os meios capazes de alcançar aqueles objetivos departamentais. Por sua vez, os planos táticos serão desdobrados e melhor detalhados em Planos Operacionais. Em todos os planos, a APO enfatiza a quantificação, a mensuração e o controle.

Torna-se necessário mensurar os resultados atingidos e compará-los com os resultados planejados. Se um objetivo não pode ser medido, seus resultados não podem ser conhecidos. A mensuração e o controle são as maiores dificuldades para a implantação da APO, pois se não puder ser medido o resultado, é melhor esquecer o assunto.
– Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos: a avaliação do processo é contínua, entre os objetivos já alcançados e os objetivos a serem alcançados, permitindo que algumas providências sejam tomadas e novos objetivos fixados.
– Participação atuante da chefia: há grande participação do superior. Envolve mais o superior do que o subordinado.
– Apoio intenso do staff durante os primeiros períodos: requer o apoio intenso de um staff previamente treinado e preparado.

A Abordagem Estruturalista da Administração surgiu no início do século XX, na Europa, com Max Weber, sociólogo alemão, que publicou uma bibliografia a respeito das grandes organizações da sua época. Deu-lhes o nome de burocracia e passou a considerar o século XX como o século das burocracias.

O aparecimento das burocracias coincidiu com o despontar do capitalismo, graças a inúmeros fatores, dentre os quais a economia do tipo monetário, o mercado de mão-de-obra, o aparecimento do estado-nação centralizado e a divulgação da ética protestante (que enfatizava o trabalho como um Dom de Deus e a poupança como forma de evitar a vaidade e a ostentação).

As burocracias surgiram a partir da era vitoriana como decorrência da necessidade que as organizações sentiram. O modelo burocrático de organização surgiu como uma reação contra a crueldade, o nepotismo e contra os julgamentos tendenciosos e parcialistas, típicos das práticas administrativas desumanas e injustas do início da Revolução Industrial.

A forma burocrática de Administração alastrou-se por todos os tipos de organizações humanas, como as indústrias, as empresas de prestação de serviços, as repartições públicas e os órgãos governamentais, as organizações educacionais, militares, religiosas, filantrópicas etc. A organização burocrática é monocrática e está sustentada no direito de propriedade privada. Os dirigentes das organizações burocráticas – sejam proprietários ou não destas – possuem poder e um elevado status social e econômico.

Com o aparecimento das burocracias, seu crescimento e proliferação, a teoria administrativa – até então introspectiva e voltada para os fenômenos internos da organização, ganhou uma nova dimensão por meio da Abordagem Estruturalista, e além do enfoque intraorganizacional, surgiu o interorganizacional. A partir daqui, a abordagem estruturalista impõe-se definitivamente sobre a Abordagem Clássica e a Abordagem das Relações Humanas. Embora predomine a ênfase na estrutura, a visão teórica ganha novas dimensões e novas variáveis. Vejamos as duas dimensões da Abordagem Estruturalista:

A Teoria Geral dos Sistemas (TGS)
A Teoria Geral de Sistemas (TGS) surgiu com os trabalhos do biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 e 1968. A TGS não busca solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas sim produzir teorias.

Os pressupostos básicos da TGS são:
– Existe uma nítida tendência para a integração nas várias ciências naturais e sociais;
– Essa integração parece orientar-se rumo a uma teoria dos sistemas;
– A teoria dos sistemas constitui a maneira mais abrangente de estudar os campos não-físicos do conhecimento científico;
– A teoria dos sistemas desenvolve princípios unificadores que atravessam verticalmente os universos particulares das ciências visando ao objetivo da unidade da ciência;
– Isso pode conduzir a uma integração na educação científica.

A Teoria Geral dos Sistemas afirma que devemos estudar os sistemas globalmente, envolvendo todas as interdependências de suas partes e fundamenta em três premissas básicas, são elas:
– Os sistemas existem dentro de sistemas;
– Os sistemas são abertos;
– As funções de um sistema dependem de sua estrutura.
De todas as teorias apresentadas até agora, esta é a menos criticada, talvez pelo fato de que a perspectiva sistêmica pareça concordar com a preocupação estrutural-funcionalista típica das ciências sociais de hoje.

A Teoria da Contingência
A Teoria da Contingência enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa. Tudo é relativo, tudo depende. A abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização. O reconhecimento, diagnóstico e adaptação à sua situação são importantes para a abordagem contingencial.

A Teoria da Contingência nasceu a partir de uma série de pesquisas para verificar as estruturas organizacionais mais eficazes em determinados tipos de empresas. Os pesquisadores procuraram confirmar se as organizações eficazes seguiam os pressupostos da Teoria Clássica, como divisão do trabalho, a amplitude de controle, a hierarquia de autoridade etc.

Lembre-se de que a história é uma auxiliadora na relação do marketing, propaganda, consumidor, administração, nas vendas e em tudo, pois todos os itens interagem, relacionam-se e vão modificando-se com o decorrer do tempo, ou seja, vão adaptando-se à nova realidade, e dessa forma integrando-se à nova teoria utilizada, ou à que está em voga.